Como organizo mi información digital con Notion

PUBLICADO EN:  NOTION  - CAMINO FREELANCE

Desde que conocí Notion no he dejado de usarla para almacenar y trabajar con mi información digital. Es una aplicación que me ha permitido tener todo lo que necesito en un solo lugar, con una interfaz minimalista y flexible.

Hoy más que nunca la información es importante en nuestras vidas para poder crecer y desarrollarnos como personas y profesionales. La necesitamos para que nuestras ideas evolucionen, para lograr objetivos o llevar a cabo de mejor manera nuestras tareas diarias.

Pero también tanta información junta puede abrumarnos y sentir que todo está en un estado caótico impidiéndonos avanzar o seguir un rumbo definido. Es por eso que tener un sistema organizado, simple y útil es muy importante para realizar lo que nos proponemos de manera eficiente y eficaz, evitando el descontrol.

¿Qué es Notion?

Notion es un espacio de trabajo en el que puedes tomar notas, planificar, agregar tareas, organizar proyectos e información en general. A través de una estructura que se crea a través de páginas y bloques, permite tener todo lo que necesitas para tu trabajo o tu vida personal.

Espacio de trabajo Notion

Por qué me gusta Notion

Tiene muchas ventajas, las más importantes son:

  • Es flexible: Me permite almacenar y ver mi información de diferentes maneras por ejemplo tablas, galería de imágenes, listas, kanban, calendarios, etc.

  • Dinámico: Puedo combinar funcionalidad de varias herramientas como Evernote, Google Docs, Excel y bases de datos en un sólo lugar.
  • Creatividad: Con un poco de imaginación puedo crear layouts, agregar íconos e imágenes para personalizar mi espacio de trabajo, pero a la vez mantenerlo limpio y minimalista.
  • Relacional: La posibilidad de vincular datos es súper importante para mí, y en Notion esto se realiza a través de bases de datos en donde por ejemplo puedo vincular clientes con proyectos, notas con libros leídos, objetivos con proyectos a realizar, etc.

  • Colaborativo: Puedes compartir tu espacio de trabajo con tus colaboradores, clientes o quien quieras y trabajar en equipo.

Si bien utilizar una herramienta para organizar tu trabajo es importante, creo que sin un método es muy difícil ser coherente y ser capaz de encontrar lo que necesitas en forma rápida y simple. Por eso uso el método P.A.R.A  creado por Thiago Forte, para saber dónde guardo mi información y tener una estructura simple de usar y mantener. 

Aplicando el método P.A.R.A. (Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo)

El método P.A.R.A. es un sistema de organización de la información digital en donde todo se agrupa en 4 categorías principales: Proyectos, Áreas, Recursos o Archivo.

¿Como sé en donde va cada cosa?

Un proyecto es una serie de tareas vinculadas a un objetivo, y con una fecha límite. Por ejemplo: crear un sitio web, asistir a un evento, planificar un cumpleaños, etc.

Un área de responsabilidad es  «una esfera de actividad con un estándar que debe mantenerse a lo largo del tiempo». Por ejemplo: aprendizaje continuo, finanzas, desarrollo personal, salud, etc. Cada área también tiene una serie de tareas a realizar, pero no tienen una fecha límite y generalmente deben realizarse durante un período de tiempo indefinido.

Un recurso es «tema de interés continuo». Por ejemplo: Diseño, gestión de proyectos, jardinería y cualquier otra cosa que sea de tu interés y del cual busques y guardes información con frecuencia.

Los archivos incluyen «elementos inactivos de las otras tres categorías».

Los proyectos siempre se encuentran dentro de un área. Por ejemplo: correr una maratón es un proyecto que está dentro del área «Salud», escribir un artículo en el blog es un proyecto que se encuentra dentro del área «Marketing», etc.

Poder distinguir proyectos o áreas ha sido lo más importante de este método que he aprendido, ya que es muy fácil confundirlos. Los proyectos tienen una fecha límite y deben ser completados. Las áreas de responsabilidad se mantienen en el tiempo. Si tienes un negocio, es muy importante el marketing para promocionar tus productos o servicios. Es algo que sabes que debes hacer, sin embargo si no identificas exactamente qué proyectos están incluidos en esa área es muy difícil avanzar o tener una forma de reconocer que tareas concretas realizar.

Te recomiendo conocer más sobre este método aquí (en inglés): 

The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information

Ejemplos de uso

Para documentar procesos o workflows

Diferentes vistas

Puedes elegir cómo quieres ver tu información: tablas, listas, tablero kanban, galería de imágenes y en formato de calendario.

También puedes organizar de acuerdo a etiquetas.

  • Diferentes vistas

    Puedes elegir cómo quieres ver tu información: tablas, listas, tablero kanban, galería de imágenes y en formato de calendario.

    También puedes organizar de acuerdo a etiquetas.

Para documentar procesos, lo que hago es escribir cada tarea necesaria para realizar algo, sus etapas y qué herramientas o documentos necesito para llevarlas a cabo. Hacer esto es muy útil para detectar posibles fallos, capacitar a colaboradores actuales o futuros, mejorar la productividad, etc. En Notion se puede armar una wiki con todo lo necesario para trabajar día a día.

Organizar información y archivos de proyectos

Compartir en Notion

Diferentes opciones para compartir tu información con colaboradores o clientes.

  • Compartir en Notion

    Diferentes opciones para compartir tu información con colaboradores o clientes.

En este ejemplo, se trata de un proyecto de identidad visual, en donde armé un "catálogo" con todos los archivos y documentos finales para futuras referencias. Lo bueno es que se puede compartir con clientes o colaboradores de forma simple, sólo dándoles permisos para ingresar al espacio de trabajo o compartiendo la página.

Guardar notas, ideas y recursos en general

Emojis 😊

Son muy útiles para identificar visualmente tu información

ordenar en Notion

Filtros y Orden

Para seleccionar qué datos quieres ver y en qué orden

  • Emojis 😊

    Son muy útiles para identificar visualmente tu información

  • ordenar en Notion

    Filtros y Orden

    Para seleccionar qué datos quieres ver y en qué orden

Para guardar notas, siempre utilicé Evernote. A medida que pasaban los años las notas quedaban escondidas en una pila o dentro de libretas que nunca usaba. Antes de pasar mis notas a Notion hice una limpieza digital a lo Marie Kondo, dejando sólo aquellas que me sirven para este momento en particular.

Algo que me encantó de guardar mis notas en Notion es que puedo relacionarlas con otra información que ya tenga, por ejemplo, relacionar una nota con un proyecto de un cliente, una frase con un artículo que estoy escribiendo en el blog, etc.

Además, a cada nota le asigno un emoji que me sirve de ayuda-memoria para identificar de dónde saqué esa información: de un libro, de un curso, de un artículo, etc.

 

Planificar eventos o tu calendario editorial

Planificar contenidos es uno de los casos de uso más utilizados por la comunidad de usuarios de Notion gracias a la flexibilidad para mover contenido, y las diferentes vistas que hacen todo el proceso mucho mas sencillo.

Una desventaja de los calendarios en Notion es que no se sincronizan con Google Calendar, es una funcionalidad que sería bueno tener en un futuro. Aún así, los utilizo bastante para organizar las fechas importantes y eventos que necesito recordar dentro de mi espacio de trabajo


Como verás, las posibilidades de uso son ilimitadas. Te confieso que al principio cuando escuché de Notion pensé: "¿Otra aplicación más para aprender?!" pero la verdad es que ha cambiado totalmente mi forma de trabajar y de organizar toda la información digital que utilizo en el día a día adaptándose a cómo funciona mi mente y con la flexibilidad necesaria para adecuarla a mis preferencias.

Actualmente estoy en el plan Personal Pro que es pago (lo vale totalmente), pero existe la posibilidad de usarlo de forma gratuita con el Plan Personal.

Con este enlace puedes recibir $10 usd de crédito al ingresar por primera vez a Notion:

¿Qué te parece Notion? A mi me encanta y espero compartir más sobre cómo usarlo.

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3 Comment authors
Richard Carrero

¡Hermoso Articulo! me encanto el método P.A.R.A. que utilizas para trabajar. La organización de tu notion es minimalista y visualmente bella.

FERNANDO

Buen artículo Rocio, estoy empezando con NOTION, y al principio es un poco desbordante de tantas posibilidades como tiene. Y la verdad es que en español no hay demasiados artículos. Si puedes hacer más artículos se agradece. Saludos.

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